Directe kosten

Directe kosten kunnen ineens binnen de afgesproken rubricering van het grootboek worden geboekt op kostensoort en kostendrager. Bijvoorbeeld, de beveiligingsfactuur die moet worden doorbelast naar huurder x kan gelijk op de kostendrager huurder x worden geboekt. Maar wanneer de betreffende 334 VASTGOEDMANAGEMENT OP UITVOERINGSVLAK/ OPERATIONEEL NIVEAU 9.6 factuur moet worden doorbelast aan de huurders x, y en z, dan is het gebruikelijk een tussenweg te kiezen in de vorm van een kostenverdeelstaat waarin de kostenverdeling wordt berekend, bijvoorbeeld naar rato van het gehuurde oppervlak. Te onderscheiden zijn kosten met een vaste verdeling die gekoppeld zijn aan het ruimteoppervlak en kosten met een variabele verdeling die gekoppeld zijn aan aantallen personen van de ontvangende organisatie. Op de verdeelstaat is standaard een splitsing aangebracht tussen vaste en variabele kosten. Een belangrijke taak voor het financiële bedrijfsruimte te huur in groningen en administratieve beheer is het actueel houden van de kostenverdeelstaat. 9.6 Vastgoedregieorganisatie Het beheer van vastgoed is een intensieve bezigheid. Vastgoedbedrijven die zowel op het beleidsvlak als op het uitvoeringsvlak acteren vinden het om twee redenen moeilijk in de volle breedte en diepte met het vastgoedmanagement bezig te zijn. De waan van de dag trekt de medewerkers al snel bedrijfsruimte huren in leeuwarden naar het uitvoeringsvlak, zodat er geen tot zeer weinig ruimte in hun agenda overblijft om beleidsmatig over het vastgoed na te denken. Bovendien moeten bij veel vastgoedbedrijven steeds minder mensen steeds meer doen. De oplossing is dan al snel dat alles wat met de uitvoering te maken heeft wordt uitbesteed, inclusief de inspectie van het vastgoed. Veel operationele vastgoedtaken, zoals technisch onderhoud, zijn meestal al uitbesteed. Het ligt dan voor de hand om ook andere operationele vastgoedtaken, zoals relatiebeheer en financieel en administratief beheer, uit te besteden. De kantoorruimte huren in amsterdam ervaring leert echter dat de huurinkomsten het best onder beheer van de vastgoedeigenaar kunnen blijven. Bij faillissement van een externe beheerder van de huurinkomsten bestaat immers het risico dat die inkomsten in rook opgaan en dat is wel het laatste wat de vastgoedeigenaar wil. De inkoop bedrijfsruimte te huur op schiphol mag geen duurkoop worden. De uit te besteden diensten moeten daarom wel goed worden ingekocht. Ook moet de uitvoering goed worden bewaakt tot na de oplevering: zonder kader geen helder toezicht. Vanuit het groene vlak worden de kaders voor het uitbesteden van vastgoeddiensten geformuleerd en doorvertaald naar activiteiten richting het lichtblauwe vlak. In figuur 9-5 is daarbij uitgegaan van de veronderstelling dat uitvoerenden ook meewerken bij het opzetten van meerjarenbeheerplannen (zie hoofdstuk 7) en een bijdrage leveren aan (her)ontwikkelingsplannen (zie hoofdstuk 8). De drie driehoeken in witte stippellijnen verbeelden niet alleen de opdrachtverlening vanuit het beleidsvlak, maar ook het toezicht. Daarom lopen de punten van deze drie driehoeken door in het uitvoeringsvlak/operationeel niveau. Gaat het om toezicht op (her)ontwikkelingsprojecten, zie dan het boek Vastgoedontwikkeling. Gaat het om vastgoedbeheertaken, dan is het meten van de huisvestingssatisfactie het geëigende instrument om te weten te komen of naar de mening van de huurder/gebruiker juist wordt gehandeld (zie eerder in dit hoofdstuk), en dient een audit om vanuit het perspectief van de opdrachtgever na te gaan of geleverd is volgens opdracht in termen van kwaliteit ( service en stoffelijke levering), tijd en geld.